El correo electrónico es una herramienta increíblemente útil pero que, al mismo tiempo, también es muy impersonal. Trabajar de forma aislada con su portátil sin un contacto cara a cara puede provocar un amplio abanico de malentendidos.

De hecho, muchas veces la forma de comunicarnos depende de sí hay una interacción física o de sí toda la "conversación" se produce por correo electrónico. Las personas suelen "decir" cosas por correo electrónico que nunca se atreverían a decir a la cara.

Este hecho es especialmente obvio para cualquier persona que haya recibido un mensaje con un contenido agresivo, embarazoso u ofensivo.

Sin las expresiones faciales, las entonaciones de la voz y otros signos, es muy fácil malinterpretar un correo electrónico. ¿Se escribió como un mensaje directo, irónico o divertido? Incluso una frase como "hoy has hecho un gran trabajo" puede adoptar mil significados distintos en función de quién la escribió y de cómo se sienta su destinatario en ese momento.

Para el autor del mensaje, que muy pocas veces (por no decir nunca) verá a la persona a la que va dirigida el mensaje, no hay ninguna barrera social que actúe como mediador de su comportamiento. Tanto si se siente enfadado como ofendido, o si simplemente la diplomacia no es una de sus mayores cualidades, no hay nada que le impida expresarse con total libertad.

Incluso si la intención no era la de ofender a nadie, lo que puede considerarse como inofensivo o incluso divertido puede percibirse como un mensaje maleducado, condescendiente e incluso insultante.

Sin embargo, hay unos cuantos consejos rápidos que le ayudarán a mantener la cabeza fría cuando sienta la necesidad de mandar un mensaje subido de tono a alguien o cuando usted haya sido el destinatario de uno de estos mensajes.

Antes de enviar el mensaje

1. Siempre piénselo dos veces

De acuerdo, está enfadado u ofendido. Escriba su mensaje. Guárdelo. Léalo. Tómese un café. Vuélvalo a leer. Y luego hágase la pregunta del millón: ¿realmente vale la pena enviarlo? Lo más seguro es que no.

2. Evite las ofensas

No olvide que cada uno interpreta las cosas a su manera. Los chistes, fotografías y comentarios obscenos pueden llegar a ofender gravemente.

3. Póngase en el lugar del destinatario

Piense en todo lo que no le gusta recibir por correo electrónico. Por ejemplo, quizá la gente siempre escribe en mayúsculas las cosas IMPORTANTES como si estuviese gritando, o utiliza cientos de abreviaciones y emoticonos, o quizá envía archivos adjuntos de gran tamaño. Si no le gusta recibir determinadas cosas, ¿por qué enviar esas mismas cosas a otras personas?

4. Compruebe la lista "Enviar a" antes de enviar el mensaje

Aunque así lo crea, no todos esperan con impaciencia poder leer su correo electrónico, o quizá esté enviando sus críticas más duras sobre alguien en particular a todo el mundo.

5. Sea educado

Tanto si escribe un mensaje desde su escritorio o desde el móvil, decir "hola" y "gracias" puede significar una gran diferencia.

6. Resista la tentación

Sí, se han dicho cosas. Sí, quizá ha sido el blanco de las críticas. Puede ser que le incluyeran en un intercambio de mensajes entre un compañero de trabajo y el jefe. La respuesta que dé a continuación lo dirá todo acerca de usted. No olvide que una vez que se ha dicho algo, ya no se puede volver atrás.

7. Véase el punto 1.